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— Marketing
Digitale Administration
Unter Employer Branding fällt nicht nur die allgemeine Kommunikation eines Unternehmens nach außen und innen, sondern auch Prozesse und interne Aufgaben für Mitarbeiter*innen möglichst angenehm und bedenkenlos zu gestalten. Aufgaben, die nicht explizit zur Berufsbezeichnung gehören, sondern allgemein notwendig sind, sollten nicht mehr Zeit in Anspruch nehmen als die eigentlich zu erledigende Arbeit. Darunter fallen beispielsweise die Urlaubsbeantragung, Zeiterfassung oder weitere unter die Administrative fallende Tätigkeiten. Je einfacher die Schritte für die Mitarbeiter*innen sind und je weniger Tools verwendet werden müssen, desto müheloser laufen diese Tätigkeiten neben der tatsächlichen Arbeit mit. Dies hat einen außerordentlich großen Einfluss auf die Moral und die Stimmung der Mitarbeiter*innen. So haben sie mehr Zeit für ihre eigentliche Arbeit, kommen besser mit ihren Aufgaben voran und fühlen sich demnach produktiver. Das bringt weniger Stress, ein höheres Selbstbewusstsein sowie eine bessere Stimmung im Arbeitsumfeld mit sich.
Im nachfolgenden praktischen Beispiel zeigen wir, wie einfach ein einziges digitales Tool für administrative Prozesse jegliche relevanten Informationen miteinbezieht.
1. Zeiterfassung
In diesem Tool können deine Mitarbeiter*innen schnell und automatisiert ihre Arbeitsstunden erfassen. Dazu muss einfach die Uhrzeit des Arbeitsbeginns sowie des Endes eingetragen werden. Die Stunden werden automatisch berechnet und eine simple Gesamtübersicht über Wochenstunden und Stundensaldo ermöglicht. Eingetragen werden kann zudem, ob an jenem Tag im Büro oder aus dem Home-Office gearbeitet worden ist, oder ob weitere Anmerkungen zu dem Tag notwendig sind. So sind die individuellen Zeiten und Informationen auch Monate später noch leicht ersichtlich.
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2. Stundenübersicht
In dem separaten Stundenauszug kann schnell und einfach ein Überblick über vergangene Einträge geschaffen werden. So können Mitarbeiter*innen selbst ihre Zeiterfassung der letzten Monate ansehen und ihre Plus-/Minus-Stunden überprüfen. Mit nur einem Klick können die Stundenauszüge auch ganz einfach als PDF oder CSV exportiert werden.
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3. Urlaub und Urlaubsübersicht
Über das Tool können Urlaubstage digital eingereicht werden. Sobald der Urlaub von den Verantwortlichen bestätigt/verweigert wurde, bekommen die Mitarbeiter*innen eine Statusinformation und sehen in ihrer individuellen Kalenderübersicht ihre eingetragenen Urlaubstage. Auch Zeitausgleichsstunden werden auf diesem Weg berücksichtigt.
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4. Krankenstand
Mitarbeiter*innen können in ihrem Krankenstand-Reiter Krankschreibungen hochladen und digital einreichen, von wann bis wann sie ausfallen werden. Die Dokumente sind so digital gespeichert und jegliche Ausfälle des Teams unmittelbar einsehbar.
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5. Freigabe
Für die Verantwortlichen für Urlaubs- und Personalplanung gibt es in dem Tool eine separate Übersicht, die jegliche Urlaube und Krankenstände abbildet. Ob Urlaube genehmigt werden können oder Maßnahmen für längere Krankheitsfälle beansprucht werden müssen, wird durch die praktische Kalenderübersicht leichter ersichtlich. Dadurch können Fehlerquellen verringert und Anfragen schneller bearbeitet werden.
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6. Übersicht über Mitarbeiter*innen-Daten sowie Verträge
In dem Tool werden Mitarbeiter*innen mitsamt ihren Informationen digital abgelegt. Wichtige Stammdaten, hinterlegte Notfallkontakte sowie weitere Jobinformationen sind gesammelt einsehbar. Zusätzlich werden je Mitarbeiter*in zugehörige Dokumente hinterlegt, wie beispielsweise Dienstverträge oder Krankschreibungen.
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So einfach können administrative Prozesse digitalisiert werden. Und das ist nur ein Beispiel wie moderne Tools den Arbeitsalltag erleichtert und die Mitarbeiterzufriedenheit steigern können.
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